Az MVM Balance Zrt. compliance tevékenységet elsődlegesen szabályzó BALANCE-BSZ-571 AZ MVM Balance Zrt. Megfelelési tevékenység ellátásáról szóló belső szabályzata értelmében külső panaszbejelentést, közérdekű bejelentést a Társasággal jogviszonyban nem álló személyek is tehetnek minden olyan esetben, amikor visszaélést, kötelezettségszegést, a Társaság integritását sértő, a Társaságra vonatkozó jogszabályok, Etikai Kódex, illetve a belső szabályok rendelkezéseivel ellentétes magatartást, erre utaló szándékot tapasztalnak, vagy ilyen magatartás gyanúja a tudomásukra jut.

A bejelentővel szemben elvárás, hogy a bejelentést jóhiszeműen tegye meg, és minden általa ismert, releváns információt közöljön az eset megfelelő megítéléséhez és kivizsgálásához. A rosszhiszeműen hamis, valótlan bejelentés annak tartalmától függően jogi következményeket vonhat maga után.

A bejelentések kezelése a közérdekű bejelentők védelmére vonatkozó jogszabályok alapján működik. A Társaság kijelenti, hogy egyetlen bejelentőt sem érhet semmilyen hátrány, zaklatás, vagy bármilyen egyéb diszkrimináció annak következtében, hogy információt szolgáltat integritást sértő események gyanúja esetén. A bejelentőt akkor sem érheti hátrány, ha az általa jóhiszeműen tett bejelentés a vizsgálat során megalapozatlannak bizonyul.

A bejelentés természetesen anonim módon is megtehető, és ilyen esetekben a Társaság egyetlen szervezeti egysége vagy szervezete sem tehet kísérletet a bejelentő azonosítására. Ugyanakkor anonim bejelentés alkalmával is szükséges, hogy a Társaság előtt legalább a bejelentő valamely elérhetősége (pl. e-mail cím, postacím vagy postafiók cím) ismert legyen a vizsgálat hatékony lefolytatásának elősegítése, a további információadás és a visszacsatolás lehetőségének biztosítása céljából.

Abban az esetben, ha valamely érdeklődőnek etikai jellegű tanácsadásra lenne szüksége, vagy bármilyen kérdés merülne fel valakiben az etikai követelmények értelmezése kapcsán, szintén a lent megadott csatornákon keresztül érdeklődhet az MVM Balance Zrt. Megfelelést Támogató Szervezeténél.

A bejelentések eredményes vizsgálatához legalább az alábbi információk megadása szükséges:

• az Etikai Kódex megsértésével vagy egyéb szervezeti integritást sértő vétséggel bepanaszolt természetes vagy jogi személy, illetve egyéb szervezet beazonosításához alapvetően szükséges adatok;
• a bejelentett szervezeti integritást sértő esemény, cselekmény, etikai vétség, szabályszegő magatartás, stb., minél konkrétabb, részletesebb leírása (helyszín, időpont, cselekmény, érintett természetes vagy jogi személyek);
• az eset bizonyítására alkalmas, a bejelentő rendelkezésére álló dokumentumok, információk, bizonyítékok és/vagy azok fellelhetőségére vonatkozó adatok;
• azon személyek megjelölése, akik tanúsíthatják vagy tudomással bírhatnak a bejelentett eseményről, cselekményről, annak körülményeiről, stb.

A bejelentéseket a bejelentők írásban és elektronikus úton (e-mail, levél, személyes beszélgetés) tehetik meg.

A bejelentésekhez csak az MTSZ vezetője és a megfelelési tanácsadók férhetnek hozzá. A bejelentő számára biztosított védelmi garanciák miatt, a fenti személyeken túlmenően a bejelentésekhez való hozzáférés kizárólag az operatív vezérigazgató számára biztosított.

Postai vagy egyéb kézbesítési úton a Megfelelés Támogató Szervezet címére:

MVM Balance Zrt. Megfelelés Támogató Szervezet,
2040 Budaörs, Kinizsi utca 26.

E-mailben tett bejelentéseket a compliance@balance.mvm.hu e-mail címen szükséges megtenni.

A bejelentő jogosult tájékoztatást kérni adatainak kezeléséről a vonatkozó jogszabályok és az MVM Csoport Adatkezelési és adatvédelmi szabályzata szerint.